تبني التعليقات المنتظمة الثقة بين المديرين والموظفين وتمكن من التواصل بشكل أكثر صدقًا. تتحدى الملاحظات البناءة وتلهم الموظفين لإجراء تغييرات إيجابية تؤثر على فريقك بالكامل ومكان العمل.
تفصل القدرة على إعطاء ملاحظات فعالة القادة المتعاطفين عن المديرين الانتهازيين. إنها مهارة قيّمة يجب على جميع المديرين صقلها إذا كانوا يريدون التأثير على فرقهم.
سواء كانت لديك خبرة كبيرة أو قليلة أو معدومة في إعطاء ملاحظات للموظفين ، فهناك دائمًا شيء لتتعلمه في هذا الشأن. يشارك هذا المنشور أسرار عملية التعليقات الناجحة ، ويقدم نصائح وأمثلة ملموسة لتعليقات الموظفين.
6 نصائح لتقديم ملاحظات فعالة للموظفين
يقول معظم الناس إنهم يتقبلون ردود الفعل ، ولكن الحقيقة هي أن سماع ردود الفعل السلبية عادة ما يؤدي إلى القلق والدفاع . هذه المشاعر السلبية ، جنبًا إلى جنب مع الفخر والخوف من الفشل من بين أمور أخرى ، يمكن أن تحول جلسة التغذية الراجعة إلى كارثة.
ستساعدك النصائح الست التالية في الاقتراب وتقديم ملاحظات فعالة تلهمك دون تخويف.
1. تقديم الملاحظات في الوقت المناسب
التعليقات في الوقت المناسب هي المفتاح ، خاصة عندما تريد مناقشة سلوك إشكالي.
لنفترض أنك سمعت أحد موظفي خدمة العملاء وهو يتعامل بوقاحة مع أحد العملاء. الانتظار حتى مراجعة الأداء لإثارة الحادثة فكرة سيئة ، وإليك السبب:
- من المحتمل أن يكون الموظف قد كرر نفس السلوك عدة مرات معتقدًا أنه من المقبول الرد على عملاء غير معقولين.
- سيشعر الموظف (بحق) أنك كنت تكذب في الانتظار ، وتجمع الأدلة لمهاجمته. من خلال تقديم ملاحظات في وقت مبكر ، يبدو أنك لا تنوي سماع جانب الموظف من القصة أو مساعدته على التحسن.
ومع ذلك ، فإن إحدى الحالات التي تحتاج فيها إلى تأجيل تقديم الملاحظات هي عندما تشعر بالإحباط. إذا كنت تعلم أنها ستكون توبيخًا أكثر من محادثة ثنائية الجانب ، فامنح نفسك بعض الوقت لتهدأ قبل التحدث مع الموظف.
2. حافظ على خصوصية الموضوع ، وناقشه شخصيًا
إذا شعرت برغبة في التفوه ، “يا إلهي ، أنت حقًا تأخذ وقتك في كتابة هذا التقرير!” أمام الجميع ، لا تفعل . كل ما ستحصل عليه هو صمت محرج في المكتب أو انفجار من موظف ساخط.
يجب دائمًا تقديم ملاحظات الموظف على أساس واحد لواحد في مكان لن يتم فيه مقاطعتك أو سماعك. يجب أن يشعر الموظف أنه في بيئة آمنة حيث يمكنه التفكير بهدوء ومعالجة التعليقات.
تجنب إعطاء الملاحظات عبر البريد الإلكتروني أيضًا. لا يسمح التواصل عبر البريد الإلكتروني بإجراء مناقشة في الوقت الفعلي. ناهيك عن أن الاتصال الكتابي غير فعال وغالبًا ما يساء تفسيره.
من الأفضل تقديم التعليقات الإيجابية على انفراد لتجنب إثارة مشاعر التنافسية والغيرة بين الموظفين. يمكن أيضًا تفسير الثناء المستمر لموظف معين أمام زملائهم على أنه محاباة.
3. كن محددًا
غالبًا ما يقول المديرون أشياء مثل “كنت أتوقع المزيد منك” أو “أعتقد أنه يمكنك القيام بعمل أفضل”.
التعليقات الغامضة مثل هذه تتماشى بشكل أكبر مع خطوط النقد وبعيدة عن ردود الفعل الفعالة. لتوضيح وجهة نظرك ، يجب أن تكون محددًا وأن تشرح ما قام به الموظف جيدًا أو أين فشل. خاصة عند إعطاء ملاحظات سلبية ، فإن تعميم وإلغاء مجهود الموظف بالكامل ليس عادلاً أو مفيدًا.
كن محددًا عند الثناء أيضًا. إن قول “عمل رائع في هذا العرض التقديمي” ، على الرغم من كونه محفزًا ، ليس بناءً. ما الذي أعجبك في هذا العرض؟ هل أعجبتك ثقة الموظف ، أم أنه قام بعمل استثنائي مع العناصر المرئية؟
كلما كنت أكثر تحديدًا ، زاد احتمال أن يأخذ الموظف كلماتك على محمل الجد.
4. التركيز على التأثير
– “لقد استغرقت وقتًا طويلاً لإنهاء الرسومات ، كايت.”
– “ماذا في ذلك؟” ، قد تعتقد كيت.
لذلك كان على توم العمل لوقت إضافي لإنهاء المشروع في الوقت المحدد. لكن كيت لا تعرف ذلك. لذلك ، فإن تسليم عملها متأخرًا يومًا ما لا يبدو مشكلة كبيرة. لماذا حتى تذكرها؟
إن السماح للموظف بالمشاركة في عواقب أفعاله له تأثير أقوى بكثير وهو ما يحفزه في النهاية على التغيير. يساعدهم في رسم صورة أكثر واقعية وإدراك حقيقة الموقف.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان الموظف غير مدرك لكيفية تأثير أفعاله على فريقه ، فقد يتساءل عن مدى ملاءمة وشرعية تعليقاتك.
5. استمع بعقل متفتح
لا يمكن أن تحقق ملاحظات الموظف نتائج إيجابية إذا كان لديك موقف سلبي.
عليك أن تصدق أن الموظف قادر على التغيير حتى يصدقه أيضًا. من الضروري أيضًا عدم إدانة الموظف أو استخلاص أي استنتاجات قبل أن تسمع وجهة نظره في القصة. قد يكون الموظف الذي يصل متأخرًا بشكل متكرر يعتني بوالد مريض في المنزل ، على سبيل المثال.
مهما كان الأمر ، فإن جلسة الملاحظات ليست الوقت المناسب لتوجيه أصابع الاتهام ، ولكن لفهم كلا الجانبين. اشرح الموقف الذي بدأ هذه المناقشة ، واسمح لهم بمعالجة التعليقات ، وإذا احتاج الموظف إلى وقت ، فارجع لمناقشة الأمر أكثر في اليوم التالي.
6. العمل على الحلول معا
يجب أن تترك جلسة ملاحظات الموظف الفعالة للموظف نصيحة قابلة للتنفيذ وطريقة واضحة للمضي قدمًا. بناءً على الموقف ، يمكنك اقتراح تدريب إضافي أو إجراءات عمل جديدة . اسأل دائمًا كيف يمكنك المساعدة وما هي الطرق التي يمكنك تحسينها.
تحقق مع الموظف بعد بضعة أيام لمناقشة النتائج وهل تم الاستفادة من الحلول والملاحظات. العمل على الحل معًا هو أفضل طريقة لإنهاء اجتماع التعليقات بملاحظة إيجابية.
ملاحظات الموظف الفعالة: الخطوات التالية
كلما اكتسبت المزيد من الخبرة ، ستتحسن في تقديم ملاحظات فعالة للموظفين.
ربما يكون أهم شيء يجب تذكره هو تقديم الملاحظات دون أي نية سوى مساعدة الموظف والاعتقاد بأن التحسين ممكن.
بالطبع ، لا يوجد شيء ثابت في مكان العمل. في بعض الأحيان ينخفض أداء الموظف لأنه لم يكن مقطوعًا عن الوظيفة التي يقوم بها.
يمكن أن تفتح إعادة تشكيل المهارات الباب أمام منصب يمكن أن يناسب موظفك بشكل أفضل ، لذا فهو خيار يجب عليك مناقشته معهم. تحقق من كيفية تطوير ونشر برنامج إعادة تشكيل مهارات الموظفين ، بطريقة سريعة وسهلة.
