دورة تدريبية تقنيات التواصل وإدارة المكاتب
مقدمة
يجمع مدير المكتب المحترف بسهولة بين مجموعة متنوعة من المسؤوليات لضمان إدارة عمليات وأنشطة المكتب بكفاءة وسلاسة. ستساعد هذه الدورة المشاركين على تطوير نهج حازم ومنظم لإدارة الأفراد والعمليات في مكاتبهم، لتسهيل العمل المتناغم والمنتج. تهدف الدورة أيضاً إلى تطوير مهارات الاتصال وإعداد التقارير والكتابة لدى المشاركين.
أهداف دورة تقنيات التواصل وإدارة المكاتب
- فهم أفضل الممارسات في إجراءات المكتب الرئيسية
- تعلم الأدوار والمسؤوليات مدير المكتب
- تعزيز نهج التواصل بين الأشخاص
- القدرة على إدارة الاتصالات المكتبية
- تنمية مهارات الكتابة المتميزة
- تطبيق مهارات اتخاذ القرار الجازم وحل المشكلات
- تطبيق تقنيات تخطيط وإدارة العمل بشكل فعّال وتحقيق الأهداف
- مسك سجلات مفصّلة في المكتب
- تنظيم علاقات العمل
- القدرة على التعامل مع ضغوط العمل بشكل فعّال
محاور دورة تقنيات التواصل وإدارة المكاتب
اليوم الأول
تحديد دور مدير المكتب
- المهام الرئيسية لمدير المكتب
- سير العمل ومحطات العمل
- أمن مكان العمل
- الحفاظ على بيئة تنظيمية جيدة
- نماذج التواصل
اليوم الثاني
فن التواصل
- التواصل بين الأشخاص
- من العلاقات الشخصية إلى التواصل التنظيمي
- المستويات المختلفة للتواصل في العمل
- فن الاقناع
اليوم الثالث
مهارات الكتابة من منظور لغوي
- تقرير عربي مقابل تقرير إنجليزي
- ثلاث طرق للكتابة المهنية
- جمع البيانات وتنظيمها
- كتابة المخططات ومخططات التقرير
- تشكيل تقارير واضحة ومنظمة ((TOC))
اليوم الرابع
كتابة تقرير دقيق وفعّال
- أنواع تقارير الأعمال
- العناصر الأساسية لتقارير الأعمال
- خطوات لكتابة تقرير عمل فعّال
- المهارات الفنية في إعداد التقارير
اليوم الخامس
القواعد الأساسية لإعداد التقارير
- الفرق بين التقارير الإعلامية والتقارير التحليلية
- ثلاث خطوات أساسية في كتابة تقرير إداري
- تقارير معايير مختلفة
- فهم التقارير الإعلامية
- فهم التقارير التحليلية
اليوم السادس
طرق مبتكرة لتقديم التقارير
- أنواع مختلفة من خطابات الأعمال
- كتابة خطابات الأعمال بشكل فعال
- مهارات التفاوض
- حل النزاع – الاستراتيجية والنتائج المقترحة
- التعامل مع أنواع مختلفة من الشخصيات
اليوم السابع
تحديد المواعيد
- التعامل مع الزوار بفاعلية
- عمل ترتيبات السفر
- اجتماعات العمل
- ترتيب المناسبات
اليوم الثامن
اتخاذ القرار الفعّال
- الأدوات التي تدعم متخذي القرار
- تقنيات حل المشكلات
- قبعات التفكير الست
- قواعد وتقنيات العصف الذهني
اليوم التاسع
وثائق الأعمال
- إمساك الدفاتر
- أنظمة الملفات
- تعبئة المستندات الإلكترونية أو الورقية
- سجلات التسمية
- مراجعة وإتلاف السجلات
اليوم العاشر
المهارات الشخصية للسكرتير
- التفكير النقدي
- إدارة الوقت بشكل فعّال
- كيفية تحديد الأولويات
- التعامل مع ضغوط العمل ومنع الإرهاق الوظيفي
- الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة
