دورة تدريبية الإستراتيجيات الرائدة في إدارة المكاتب
مقدمة
يجمع مدير المكتب المحترف بسهولة بين مجموعة متنوعة من المسؤوليات لضمان إدارة عمليات وأنشطة المكتب بكفاءة وسلاسة. ستساعد هذه الدورة المشاركين على تطوير نهج حازم ومنظم لإدارة الأفراد والعمليات في مكاتبهم، لتسهيل العمل المتناغم والمنتج. يتضمن مهارات الإدارة الرئيسية وتقنيات التخطيط لتحسين تدفق المعلومات وتحقيق الأهداف.
أهداف دورة الإستراتيجيات الرائدة في إدارة المكاتب
- فهم أفضل الممارسات في إجراءات المكتب الرئيسية
- تعلم الأدوار والمسؤوليات لمدير المكتب
- القدرة على إدارة اتصالات المكتب والاجتماعات
- مسك سجلات مفصلة في المكتب
- تنظيم علاقات العمل
محاور دورة الإستراتيجيات الرائدة في إدارة المكاتب
اليوم الأول
المهام المتعلقة بالبيانات
- الأساليب الفنية لتنظيم الملفات والوثائق
- أهمية التواصل المكتبي ((حفظ السجلات))
- أنظمة الإشراف على المحفوظات
- التصنيف والترميز والفهرسة
- استخدام التكنولوجيا في الأرشيف
- فرز وترحيل وإتلاف السجلات الكتابية
- تقنية المعلومات وتداولها وأرشفتها واسترجاعها
اليوم الثاني
التواصل في المكتب
- التعامل مع اتصالات المكتب
- الإبلاغ والتواصل الكتابي
- ميزات وعناصر التقرير الجيد
- التواصل المكتوب في الأعمال
- الأخطاء الشائعة في التواصل الكتابي للأعمال
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار
اليوم الثالث
الدور الإداري
- مهام ومسؤوليات وخصائص مدير المكتب
- الدور الإداري وخصائص المساعد الجيد
- إعداد جداول الأعمال وجداول أعمال الاجتماعات وترتيبات السفر
- تنظيم العمل المكتبي والمواعيد والوقت والأولويات
- التعامل مع الآخرين وضغوط العمل في مكان العمل
- تبسيط الإجراءات المكتبية واستخدام الهاتف بفاعلية
- إرشادات العمل والإجراءات المكتبية
اليوم الرابع
مدير المكتب والتكنولوجيا
- السكرتير الالكتروني
- استخدام الأدوات والبرامج والأجهزة الحديثة
- المعدات المكتبية والتكنولوجيا
- أهمية التقنيات الجديدة في السكرتير الإلكتروني
- اعداد استمارة وتقارير الاتصال باستخدام الحاسب الآلي
- عرض إعلامي باستخدام أجهزة الكمبيوتر
- أرشفة المعلومات الشخصية للأفراد باستخدام أجهزة الكمبيوتر
- ترتيب الاجتماعات الإلكترونية
- تنظيم المواعيد والمهام المكتبية إلكترونياً
- الاتصالات الإلكترونية ((الإنترنت والإنترانت ورسائل البريد الإلكتروني))
اليوم الخامس
مهارات متنوعة للمكتب
- المساعدين الإداريين التنمية الذاتية ((الإتيكيت))
- فن وأساسيات وأهمية (الإتيكيت)
- العمل بدون إشراف وتطوير الذات
- تطوير المفاهيم الإيجابية والمنهجيات
- جدولة النشاط في مكتب السكرتارية
- إدارة الوقت والأولويات
- البيئة المادية للمكاتب الحديثة